Kanzlei Wrase · Forderungseinzug für Unternehmen
E-Rechnung ab 2027.
Was tun, wenn der Geschäftskunde nicht zahlt?
Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für viele inländische B2B-Umsätze auch bei der Ausstellung verbindlich. Doch was gilt, wenn der Kunde eine Rechnung wegen ihres Formats beanstandet, die Zahlung verzögert oder schlicht nicht reagiert?
Für Gläubiger ist die Unterscheidung entscheidend: Die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen an eine Rechnung und die zivilrechtliche Durchsetzbarkeit einer Forderung sind nicht dasselbe. Ob die Zahlung bereits fällig ist, richtet sich insbesondere nach Vertrag, Leistung und gegebenenfalls besonderen gesetzlichen Regelungen.
Kurzüberblick
Welche E-Rechnungsfristen gelten 2026, 2027 und 2028?
Inländische Unternehmer müssen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Für betroffene inländische B2B-Umsätze entfällt die allgemeine Übergangsregel für Aussteller mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
Die allgemeine Übergangsregel endet auch für kleinere Aussteller; gesetzliche Ausnahmen bleiben zu beachten.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter elektronischer Datensatz, der elektronisch verarbeitet werden kann. Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierten Datenteil gilt seit 2025 umsatzsteuerrechtlich als „sonstige Rechnung“. Für Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz 2026 von nicht mehr als 800.000 € besteht grundsätzlich noch bis Ende 2027 eine Übergangsregel. Daneben gelten besondere Ausnahmen und eine befristete EDI-Regelung. Maßgeblich sind § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG.
E-Rechnung nicht bezahlt: Besteht der Zahlungsanspruch trotzdem?
Ein Kunde kann die Zahlung nicht schon deshalb dauerhaft verweigern, weil ihm das verwendete Rechnungsformat missfällt. Der Vergütungs- oder Kaufpreisanspruch entsteht grundsätzlich aus dem zugrunde liegenden Vertrag und der erbrachten Leistung. Ein Verstoß gegen Rechnungsvorgaben lässt den zivilrechtlichen Anspruch nicht automatisch entfallen.
Allerdings können eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung, bestimmte Nachweise oder die Vorlage einer prüffähigen Rechnung im Einzelfall Voraussetzung der Fälligkeit sein, etwa aufgrund vertraglicher Vereinbarungen oder besonderer gesetzlicher Vorschriften. Zudem können Rechnungsfehler steuerliche Folgen für den Empfänger haben. Deshalb muss geklärt werden, welcher konkrete Einwand erhoben wird.
Nur das Dateiformat beanstandet?
Prüfen, ob für den Umsatz bereits eine E-Rechnungspflicht gilt, ob eine Übergangsregel greift und ob die Rechnung technisch und inhaltlich den Vorgaben entspricht. Gegebenenfalls eine ordnungsgemäße Rechnung nachreichen.
Leistung oder Betrag bestritten?
Vertrag, Leistungsnachweise, Abnahme, Lieferschein, Rechnung und Kommunikation sichern. Ein Streit über den Leistungsinhalt erfordert eine andere rechtliche Prüfung als eine reine Formatbeanstandung.
Wann tritt bei einer offenen B2B-Rechnung Zahlungsverzug ein?
Fälligkeit und Verzug sind getrennt zu prüfen. Nach § 286 BGB tritt Verzug regelmäßig nach Fälligkeit und Mahnung ein, soweit nicht ausnahmsweise eine Mahnung entbehrlich ist. Bei Entgeltforderungen kann Verzug grundsätzlich spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung eintreten. Für Geschäftskunden gelten insoweit andere Hinweise als für Verbraucher.
Bei einer nach dem Vertrag noch nicht fälligen Forderung oder einem berechtigten Einwand gegen eine Fälligkeitsvoraussetzung kann der Verzugsbeginn anders ausfallen. Die 30-Tage-Regel ist deshalb keine pauschale Frist ab Rechnungsdatum.
Bei Verzug können im B2B-Bereich grundsätzlich Verzugszinsen nach § 288 Abs. 2 BGB in Höhe von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und unter den gesetzlichen Voraussetzungen die 40-€-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB in Betracht kommen. Die konkrete Berechnung erläutert unser Ratgeber zu Verzugszinsen und 40-€-Pauschale.
Praxisablauf
In fünf Schritten zur Durchsetzung der offenen E-Rechnung
Rechnungsstatus klären
Prüfen, ob der Umsatz von der E-Rechnungspflicht erfasst ist, die Übergangsregel gilt und die Rechnung zugegangen ist. Versand- und Übermittlungsnachweise sichern.
Fälligkeit und Einwendungen prüfen
Vertrag, Bestellung, Lieferung oder Leistung, Abnahme, Zahlungsziel und etwaige Beanstandungen zusammenführen.
Zahlung gezielt anfordern
Die Forderung nachvollziehbar beziffern und eine angemessene Frist setzen, soweit zweckmäßig. Ein Rechnungsformatfehler sollte nicht mit einer streitigen Leistung vermischt werden.
Verzugsschaden berechnen
Verzugsbeginn, Zinsen und gegebenenfalls Pauschale oder weitere ersatzfähige Schäden gesondert prüfen und dokumentieren.
Geeigneten Rechtsweg wählen
Bei geeigneten Geldforderungen kommt ein gerichtliches Mahnverfahren in Betracht. Bei substantiiert bestrittenen Ansprüchen kann eine Klage zweckmäßiger sein. Der anwaltliche Forderungseinzug beginnt mit der Prüfung des Einzelfalls.
Checkliste: Diese Unterlagen sollten Unternehmen bereithalten
- Vertrag, Bestellung, AGB und vereinbarte Zahlungsfristen
- Original-E-Rechnung einschließlich strukturiertem Datensatz oder bisherige Rechnung
- Versand-, Empfangs- und gegebenenfalls Fehlermeldungen
- Leistungs-, Liefer- oder Abnahmenachweise
- Mahnschreiben, Reklamationen, E-Mails und Zahlungsübersicht
- Informationen zu Teilzahlungen, Gutschriften und bekannten Gegenforderungen
Je besser sich Leistung, Zugang und Fälligkeit belegen lassen, desto gezielter kann die weitere Durchsetzung vorbereitet werden. Bei drohender Verjährung sind zusätzliche Fristen zu beachten. Siehe Verjährung zum 31.12.2026.
Häufige Fragen zur E-Rechnung und offenen Forderungen
Muss ab 2027 jedes Unternehmen eine E-Rechnung ausstellen?
Nein. Für betroffene inländische B2B-Umsätze beginnt die Ausstellungspflicht ab 2027 insbesondere für Aussteller mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr. Für kleinere Aussteller und bestimmte Verfahren gelten Übergangsregeln; Ausnahmen bleiben zu beachten.
Ist eine normale PDF-Rechnung noch zulässig?
In den gesetzlich vorgesehenen Übergangsfällen kann eine PDF-Rechnung als sonstige elektronische Rechnung mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig sein. Eine reine PDF-Datei ist aber keine strukturierte E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
Darf ein Kunde wegen einer fehlerhaften E-Rechnung die Zahlung verweigern?
Das hängt vom konkreten Fehler und den vertraglichen beziehungsweise gesetzlichen Fälligkeitsvoraussetzungen ab. Ein Formfehler beseitigt den zugrunde liegenden Vergütungsanspruch nicht automatisch. Die Rechnung sollte gegebenenfalls korrigiert und der Einwand rechtlich geprüft werden.
Beginnt der Zahlungsverzug 30 Tage nach dem Rechnungsdatum?
Nicht automatisch. Die gesetzliche Regelung knüpft grundsätzlich an Fälligkeit und Zugang der Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung an. Vertragsinhalt und besondere Umstände sind zu berücksichtigen.
Kann eine offene E-Rechnung per Mahnbescheid geltend gemacht werden?
Grundsätzlich können geeignete fällige Geldforderungen im Mahnverfahren geltend gemacht werden. Bei ernsthaftem Streit über Leistung, Betrag oder Fälligkeit kann ein Klageverfahren geeigneter sein.
Amtliche Grundlagen und weiterführende Informationen
Stand: November 2026. Umsatzsteuerrechtliche Grundlagen: Bundesfinanzministerium, FAQ zur E-Rechnung, § 14 UStG, § 27 UStG. Zivilrechtliche Grundlagen: § 271 BGB, § 286 BGB, § 288 BGB. Die umsatzsteuerrechtliche Einordnung ersetzt keine Prüfung der vertraglichen Fälligkeit im Einzelfall.
Geschäftskunde zahlt die Rechnung nicht?
Die Kanzlei Wrase prüft offene Forderungen von Unternehmen und Selbstständigen, Einwendungen des Schuldners und die geeigneten nächsten Schritte. Eine Durchsetzung hängt von Anspruch, Beweislage und wirtschaftlichen Umständen ab.
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