Zahlungserinnerung und Mahnung.
Was ist der Unterschied?
Was ist der Unterschied?
Auch eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung kann rechtlich eine Mahnung sein. Entscheidend ist die eindeutige Aufforderung zur Zahlung einer fälligen Forderung, nicht die Überschrift.
Hier erfahren Sie, was Ihre Zahlungsaufforderung enthalten sollte, wie Sie eine Frist setzen und wann anwaltliche Unterstützung sinnvoll wird.
Die Bezeichnung allein entscheidet nicht.
„Zahlungserinnerung“ beschreibt meist einen freundlichen Ton. „Mahnung“ bezeichnet die rechtlich erhebliche Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit. Beides kann in derselben Nachricht zusammenfallen. Es gibt keine besondere Zwischenstufe mit nur teilweise wirksamen Verzugsfolgen.
Ob Verzug eintritt, richtet sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen und der konkreten Erklärung. Eine Drohung mit Klage oder Inkasso ist für eine Mahnung nicht erforderlich. Rechtsgrundlage: § 286 BGB.
Wann sollten Sie an die Zahlung erinnern?
Prüfen Sie zuerst, ob die Forderung fällig ist, die vereinbarte Leistung erbracht wurde und inzwischen eine Zahlung eingegangen ist. Berücksichtigen Sie vereinbarte Zahlungsziele, Teilzahlungen und bekannte Einwendungen. Zur Fälligkeit: § 271 BGB.
Bleibt ein fälliger Betrag offen, können Sie zur Zahlung auffordern. Wählen Sie bei einer zusätzlichen Frist ein konkretes, realistisches Datum. Eine allgemeine gesetzliche Vorgabe von sieben Werktagen für jede Zahlungserinnerung gibt es nicht.
Ein nur einseitig auf die Rechnung gesetztes Datum ist nicht ohne Weiteres mit einem vertraglich vereinbarten Zahlungstermin gleichzusetzen. Entscheidend sind die Vereinbarung und der weitere Ablauf.
Welche Angaben gehören hinein?
- Ihr Name beziehungsweise Ihre Firma und der richtige Rechnungsempfänger.
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und nachvollziehbarer Forderungsgrund.
- Offener Betrag unter Berücksichtigung bereits eingegangener Zahlungen.
- Bisherige Fälligkeit und eine eindeutige Aufforderung zur Zahlung.
- Gegebenenfalls eine zusätzliche Frist mit Datum, Kontoverbindung und Verwendungszweck.
- Eine Kontaktmöglichkeit für konkrete Einwendungen oder Rückfragen.
Bewahren Sie die versandte Fassung und vorhandene Nachweise über ihren Zugang auf. Eine Rechnungskopie kann die Zuordnung erleichtern. Pauschale Drohungen und ungeprüfte Kostenforderungen helfen bei der Klärung nicht.
Beispiel für eine freundliche Zahlungsaufforderung.
Das folgende Beispiel setzt eine fällige, noch offene Rechnung voraus. Ersetzen Sie die Platzhalter und prüfen Sie, ob die Formulierung zu Ihrer Vereinbarung passt.
Betreff: Offene Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
zu unserer am [Datum] fälligen Rechnung [Rechnungsnummer] ist noch ein Betrag von [Betrag] Euro offen. Bitte überweisen Sie diesen Betrag bis zum [Datum] auf unser Konto [IBAN] unter Angabe der Rechnungsnummer.
Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, teilen Sie uns bitte Zahlungsdatum und Betrag mit. Bei konkreten Einwendungen gegen die Rechnung bitten wir um eine kurze Erläuterung.
Mit freundlichen Grüßen
[Name / Firma]
Auch dieser freundliche Text kann als Mahnung wirken. Wenn Sie eine zusätzliche Zahlungsfrist einräumen, müssen deren Bedeutung und der maßgebliche Verzugsbeginn anhand der gesamten Erklärung beurteilt werden. Übernehmen Sie bei bestehenden Fristen oder Streitigkeiten kein Muster ungeprüft.
Wann ist eine Mahnung entbehrlich?
Das Gesetz kennt Ausnahmen, etwa bei einem kalendermäßig bestimmten Leistungstermin. Für Entgeltforderungen kann außerdem die 30-Tage-Regel gelten. Gegenüber Verbrauchern setzt diese einen besonderen Hinweis in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung voraus. Sie ist keine allgemeine Wartepflicht vor der ersten Mahnung.
Verzug setzt auch voraus, dass der Schuldner die Nichtleistung zu vertreten hat. Die konkrete Einordnung erfolgt anhand von Vertrag, Fälligkeit und Zahlungsablauf. § 286 Absätze 2 bis 4 BGB.
Mahnkosten und Anwaltskosten sind kein Automatismus.
Bei Verzug können Verzugszinsen und ersatzfähige Schäden hinzukommen. Mahngebühren dürfen jedoch nicht beliebig angesetzt werden. Ob tatsächlich entstandene Kosten verlangt werden können, ist gesondert zu prüfen.
Auch Anwaltskosten sind nicht allein deshalb vollständig vom Schuldner zu tragen, weil Sie die Forderung an eine Kanzlei übergeben. Es kommt insbesondere auf Verzug und die Erforderlichkeit der Rechtsverfolgung an. Ein Erstattungsanspruch ist zudem von Ihrer eigenen Kostenpflicht und der tatsächlichen Zahlungsfähigkeit des Schuldners zu unterscheiden.
Die Kanzlei Wrase bespricht Vorgehen und Kosten vor Beauftragung mit Ihnen. Rechtsgrundlagen: § 280 BGB in Verbindung mit § 286 BGB sowie § 288 BGB.
Was tun, wenn die Zahlung ausbleibt?
Eine allgemeine Pflicht zu drei Mahnungen besteht nicht. Prüfen Sie nach erfolgloser Zahlungsaufforderung, warum die Rechnung offen bleibt: fehlende Reaktion, konkrete Einwendungen, eine Zahlungsvereinbarung oder Hinweise auf Zahlungsunfähigkeit.
Für die weitere Prüfung helfen Vertrag, Rechnung, Leistungsnachweise, Zahlungsaufstellung und bisherige Kommunikation. Je nach Ausgangslage kommen eine anwaltliche Zahlungsaufforderung, ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage in Betracht. Mehr dazu: Kunde zahlt Rechnung nicht und gerichtliches Mahnverfahren.
Liegt bereits ein Vollstreckungstitel vor, ist der nächste Schritt gesondert zu planen: Zwangsvollstreckung bei offenen Forderungen.
Fragen zur Zahlungserinnerung.
Ist jede Zahlungserinnerung automatisch eine Mahnung?
Nein. Entscheidend sind Inhalt, Fälligkeit und die weiteren Umstände. Eine bloße Information über einen Kontostand muss noch keine eindeutige Zahlungsaufforderung sein.
Muss ich eine bestimmte Überschrift verwenden?
Eine bestimmte Bezeichnung ist nicht ausschlaggebend. Formulieren Sie verständlich, welche offene Forderung bezahlt werden soll.
Sind sieben Tage immer die richtige Frist?
Nein. Eine zusätzlich gesetzte Frist sollte zum Einzelfall passen. Verwenden Sie ein konkretes Datum und berücksichtigen Sie den Zugang sowie bereits getroffene Vereinbarungen.
Was mache ich bei einer Teilzahlung?
Aktualisieren Sie den Zahlungsstand und machen Sie den verbleibenden Betrag nachvollziehbar. Bereits erfüllte Beträge dürfen nicht erneut als offen verlangt werden.
Muss ich trotz Einwendungen weiter mahnen?
Konkrete Einwendungen sollten zunächst rechtlich und anhand Ihrer Belege geprüft werden. Wiederholte Standardmahnungen lösen einen Streit über Vertrag oder Leistung häufig nicht.
Kann ich die Forderung anwaltlich prüfen lassen?
Ja. Schildern Sie den Betrag, die Fälligkeit und die bisherige Reaktion des Kunden. Die Kanzlei Wrase prüft anhand Ihrer Unterlagen, welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Die Rechnung bleibt offen?
Lassen Sie die Forderung und den nächsten Schritt anwaltlich einordnen.
