Zum Inhalt springen
Startseite » Blog der inkasso-agency » Zahlungserinnerung, Mahnung

Zahlungserinnerung, Mahnung

Zahlungserinnerung, Mahnung

Die Zahlungserinnerung ist ein Hinweis an einen säumigen Kunden, seine Rechnung zu begleichen. Sie entfaltet im Gegensatz zur Mahnung keine rechtliche Wirkung. Zahlungserinnerungen sollten eher freundlich gehalten sein, sie können auch telefonisch oder per Mail erfolgen.

Wann ist eine Erinnerung angemessen?

Schon nach dem Verstreichen des gesetzten Zahlungsziels ist es angemessen, eine Zahlungserinnerung zu versenden – im Grunde ein bis zwei Werktage später. In der Zahlungserinnerung setzen Gläubiger dem Schuldner eine neue Frist für die Zahlung. Diese darf nun kurz ausfallen: Sieben Werktage sind angemessen. Für Zahlungserinnerungen und Mahnungen gibt es Softwareprogramme, die automatisch die Einhaltung von Zahlungszielen überwachen und in das Schreiben auch alle erforderlichen Angaben übernehmen.

Was gehört in die Zahlungserinnerung?

Auch wenn die Erinnerung nicht rechtswirksam ist, soll sie korrekt formuliert sein und alle nötigen Angaben enthalten. Es sind die nachfolgend benannten:

  • Überschift: „Zahlungserinnerung“
  • Nummer der Ausgangsrechnung
  • Kopie der Ausgangsrechnung
  • Hinweis auf Zahlungsverzug: „Hiermit setze ich Sie für die ausstehende Zahlung laut Rechnung in Verzug.“ Dieser Hinweis hat eigentlich eine Rechtswirkung, die aber im Rahmen der Zahlungserinnerung nur latent schwebt. Wenn ein Kunde über juristische Kenntnisse verfügt, weiß er, dass der Zahlungsverzug im Rahmen der „Zahlungserinnerung“ noch nicht ein gerichtliches Mahnverfahren androht. Doch gerade Privatkunden lassen sich vom „Zahlungsverzug“ durchaus beeindrucken.
  • Datum des ursprünglichen Zahlungsziels, das wahrscheinlich ein bis drei Tage zurückliegt
  • neues Zahlungsziel
  • Summe der Zahlung laut Originalrechnung mit allen Bestandteilen wie etwa der Mehrwertsteuer, aber ohne Mahngebühren

Die Zahlungserinnerung soll den Kunden im wörtlichen Sinne an seine Zahlungspflicht erinnern. Sie unterstellt noch keinen Vorsatz, die Rechnung nicht begleichen zu wollen, sondern lässt vermuten, dass der Schuldner die Rechnung einfach übersehen hat. Daraus ergeben sich bestimmte Formulierungen.

Formulierung einer Zahlungserinnerung

Neben den genannten Fakten enthält die Erinnerung ein kurzes Anschreiben, das höflich und ohne jeden Vorwurf formuliert wird. Eine gängige Möglichkeit sind diese Sätze:

  • „Wir alle haben schon einmal etwas vergessen. Ich darf Sie nun höflichst an die ausstehende Rechnung XY erinnern, für die wir bis heute (Datum) noch keinen Zahlungseingang verzeichnen konnten. Sollten Sie die Zahlung in den letzten ein bis zwei Tagen angewiesen haben, betrachten Sie bitte unser Schreiben als gegenstandslos.“

Diese Formulierung inkludiert, dass der Kunde sehr knapp vor dem Ablauf der Zahlungsfrist, möglicherweise auch ein bis zwei Tage später, die Zahlung angewiesen hat, sie aber auf dem Konto des Gläubigers noch nicht gutgeschrieben wurde. Es kann sich bei so einer Überschneidung wirklich nur um ein bis zwei Werktage handeln, denn die Banken schreiben Zahlungseingänge inzwischen binnen weniger Stunden gut.

Die Mahnung nach der Zahlungserinnerung

Nach der Zahlungserinnerung wäre bei weiterem Ausbleiben des Geldeingangs die erste Mahnung fällig. Diese darf und sollte auch unmittelbar verschickt werden, nachdem das in der Zahlungserinnerung gesetzte neue Zahlungsziel wiederum verfehlt wurde.

Alternativ kann bereits nachdem die Frist in der Zahlungserinnerung abgelaufen ist, die Sache zur Beitreibung der Forderung an einen Anwalt übergeben werden. Ab diesem Zeitpunkt sind sämtliche Kosten vom Schuldner zu zahlen.